Classeur de conformité ACPR : quelles pièces réunir ?

Un outil d’organisation, pas un certificat

L’ACPR présente les exigences applicables aux intermédiaires d’assurance dans son espace dédié. Le guide de classeur publié par agéa propose une méthode de rangement et de préparation. Il faut distinguer les obligations professionnelles et leur présentation dans un classeur : cette forme de classement n’est pas, à elle seule, une preuve de conformité.

Votre situation compte : statut d’agent ou de courtier, activités exercées, présence de salariés, partenaires et procédures effectivement appliquées. Une liste générique ne remplace pas l’analyse de ce périmètre.

Raisonner par thèmes plutôt que par fichiers

Commencez par cartographier les pièces disponibles et leur utilité. Les familles ci-dessous constituent une grille de travail, à adapter aux obligations qui concernent votre cabinet.

• Organisation : identité du cabinet, immatriculation, responsabilités et délégations.
• Équipe : capacité professionnelle et justificatifs de formation pertinents pour chaque personne.
• Relations commerciales : partenaires, conventions et informations remises aux clients.
• Pratiques : conseil, traitement des réclamations, protection des données et lutte contre le blanchiment selon votre périmètre.
• Suivi : dates, versions, titulaires et points restant à vérifier.

Séparer les preuves externes des documents internes

Un certificat d’un organisme tiers ne se remplace pas par un texte rédigé en interne. Une fiche d’informations d’entreprise n’est pas automatiquement un extrait K-bis. Conservez le document d’origine, son émetteur et sa date ; vérifiez que son contenu répond à l’usage attendu.

À l’inverse, une procédure ou un organigramme peut être rédigé par le cabinet. Le texte doit décrire votre fonctionnement réel : personnes responsables, étapes, contrôles, suivi des anomalies. Un modèle non adapté est un point de départ, pas une procédure effectivement mise en œuvre.

Une revue régulière et un responsable identifié

Attribuez un responsable à chaque thème. Notez la date du document, sa version, son titulaire et l’échéance éventuelle. Signalez les informations contradictoires au lieu de choisir arbitrairement celle qui semble la plus favorable.

Lors d’une revue, vérifiez aussi l’application : l’équipe connaît-elle la procédure ? Les justificatifs correspondent-ils à la bonne période ? Une ancienne pièce remplacée reste-t-elle identifiable ? Cette revue est une bonne pratique d’organisation ; elle ne doit pas être confondue avec une périodicité réglementaire universelle.